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Las herramientas de este sitio están divididas entre usuarios docentes, estudiantes y personal administrativo. Los estudiantes pueden registrar su información y actualizar su expediente, completar formularios propios de sus cursos o requeridos por las coordinaciones.
El personal docente puede registrar a sus estudiantes en sus grupos o cursos, reportar incidentes anómalos o atípicos a orientación, reportar alerta temprana cuando hay estudiantes con peligros de deserción, revisar y crear sus listas por grupos. También pueden reportar advertencias de asistencia para estudiantes que no han dado signos de querer desertar, pero cuyas ausencias pueden influir en su desempeño educativo.
Estas herramientas tienen utilidad para el personal administrativo de instituciones como escuela o colegio, por lo que tienen funcionalidades para personal de la dirección, docentes, y padres de familia. El reporte preventivo procura darle una herramienta al docente para que deje constancia de situaciones con estudiantes, las cuales en un futuro pueden crear problemas legales para el funcionario. En vista de los cambios legales que se han dado, la mejor defensa para el docente, es dejar precedentes de las situaciones que luego podrían plantearse de forma adversa al funcionario. Estas herramientas permiten crear un expediente completo de cada estudiante, recopilando toda su información por año lectivo o período. Se registra en qué está matriculado, su historial de ausencias, si ha ocurrido algún hecho que fuera reportado a Orientación, o si ha recibido alguna alerta temprana. Permite registrar el ausentismo y crear informes del mismo.Los docentes utilizan una palabra clave para acceder a las páginas restringidas. El personal administrativo debe ingresar con su usuario y contraseña, ya que tienen acceso a herramientas en modo edición, con facultad de editar y borrar registros.
También se puede reportar el ausentismo, de forma que el docente reporte aquellos estudiantes que dejan de asistir. Estas herramientas fueron creadas por Roberto Pineda Miranda, docente del Cindea de Tilarán. Los docentes, para iniciar con el uso de estas herramientas, deben matricular a sus estudiantes en sus grupos o cursos utilizando las listas asignadas por la dirección. Deben buscar y agregar a sus estudiantes en sus grupos, de forma que los estudiantes estén asociados a los módulos, cursos o grupos respectivos. Debe tenerse cuidado de indicar el semestre correcto, en el caso de plan modular. También es de mucha importancia que los docentes promuevan que los estudiantes actualicen sus expedientes, ya que esto permite contar con más información que luego puede usarse para gestionar trámites administrativos, impresión de títulos, etc. Una vez que el docente ha matriculado a sus estudiantes en sus respectivos cursos o grupos, estas listas filtradas aparecerán disponibles cuando deban completar algún reporte de situación, alguna advertencia de ausentismo o gestionar las ausencias de sus estudiantes. El personal administrativo o de dirección debe completar información básica de la institución, como grupos, docentes, correos, rutas de transporte, ya que esta información se cargará automáticamente en los formularios de uso estudiantil y docente.